Un Assistant officier d'état civil (H/F) - REF 5310

Les missions du poste

La Direction de la Sécurité, de la Prévention et des Services à la Population, recherche

Un Assistant officier de l’état civil (H/F)

Dans le cadre d’emplois des Rédacteurs Territoriaux (Réf. 5310)

MISSIONS

Sous la responsabilité du Chef d’unité, vous assurez l’accueil du public et en qualité d’officier de l’état civil délégué, vous renseignez les usagers sur les démarches à accomplir et recevez leurs déclarations et demandes, vous dressez les actes de l’état civil et procédez aux formalités administratives.

A ce titre, vos missions sont les suivantes :

Accueil du public :

• Vous renseignez les administrés, en adaptant votre attitude aux différents publics, sur les démarches à accomplir et les documents à fournir pour l’enregistrement des divers évènements d’état civil ;
• Vous recevez les déclarations de naissance, de reconnaissance et de décès ainsi que les demandes de changement de nom ou de prénoms ;
• Vous recevez les futurs époux pour le dépôt de leur projet de mariage et les partenaires pour l’enregistrement de leur déclaration de PACS ;
• Vous contactez au besoin les interlocuteurs référents (officiers de l’état civil, établissements de santé, pompes funèbres…) ;
• Vous assistez l’élu lors des célébrations de mariage, y compris lors des mariages in extremis, à domicile ou en maison d’arrêt.
• Vous assurez la gestion des concessions funéraires en établissant les actes d’achat, de renouvellement ou de conversion et percevez à ce titre des fonds pour le compte de la régie des cimetières, sous la responsabilité du régisseur.

Gestion administrative :

• Vous dressez les actes de l’état civil et en délivrer des copies et extraits ;
• Vous transcrivez les actes et jugements déclaratifs de naissances et de décès ainsi que les jugements d’adoption plénière ;
• Vous accomplissez les diverses formalités concomitantes ou postérieures à l’établissement des actes (établissement ou complément des livrets de famille, transmissions à l’INSEE, avis de mention, courrier d’information…) ;
• Vous instruisez les dossiers de mariage et de PACS en contrôlant les conditions de fond et de forme ;
• Vous procédez à la publication des bans selon les modalités réglementaires ;
• Vous rédigez les différents courriers et notes liés à l’instruction des dossiers ;
• Vous planifiez et organisez les cérémonies de mariage ;
• Vous vérifiez la conformité des demandes de mise à jour transmises par les juridictions, avocats, notaires ou particuliers ;
• Vous mettez à jour les actes de l’état civil par l’apposition des mentions marginales sur les registres d’état civil en vous assurant de leur formulation conformément aux circulaires applicables ;
• Vous instruisez les demandes de rectification des actes de l’état civil.

Activités diverses :

• Vous participez à la publicité des actes d’état civil et à la polyvalence des compétences au sein du service, en cas de besoin ;
• Vous assurez l’intérim du Chef d’Unité en cas d’absence et à la demande de la hiérarchie.

CONDITIONS D’EXERCICE

Obligation d’être titulaire de la fonction publique (pour avoir la qualité d’officier de l’état civil) / Accueil du public du lundi au vendredi, de 8h00 à 17h30 / Travail le samedi par roulement de 9h à 12h et pour les cérémonies de mariage jusqu‘à 18h / Déplacements occasionnels sur le territoire de la commune (mariages in extremis et à domicile, mariages et reconnaissances en maison d’arrêt) / Confidentialité / Fonction de mandataire de régie